quarta-feira, 29 de julho de 2015

Como melhorar a linha de resultados através da redução dos custos de compras

Em muitas companhias, a área de compras é apenas enxergada como uma função transacional, apegada a rotina. Nessas empresas, compras é apenas uma outra função para adquirir o necessário para as operações da empresa. Normalmente, são solicitados uma, duas ou três cotações para cada pedido de produtos ou serviços, e a área escolhe o fornecedor com o preço mais baixo.

Isto traz uma perda de valor para as companhias, principalmente devido a:

(A) Preços mais caros: mesmo quando eventualmente existem alguns acordos de preços, muitas empresas não alavancam corretamente seu poder de compras para as principais categorias – principalmente por causa da dispersão das compras entre vários fornecedores, pela falta de contratos, ou pelos contratos negociados inadequadamente.

(B) Modelo operacional mais custoso: por causa de processos, organização, tecnologias e/ou métricas inadequadas, para muitas empresas a área de compras acaba sendo ineficiente – para fazer o mesmo volume de operações é necessário um esforço maior (ex.: é necessária uma equipe maior de pessoas etc.), traduzindo-se consequentemente em um custo operacional também maior.


Para solucionar a primeira das questões, (A) preços mais caros, a companhia deve revisar a sua estratégia de compras:

Em primeiro lugar, deve fazer uma análise e diagnóstico de compras: esta avaliação inclui desde a análise do histórico de compras, a categorização das compras, a eliminação das categorias não endereçáveis (ex.: JV, acordos contratuais etc.), até a segmentação e priorização das categorias de compras. Nesta etapa são também elaborados o plano de ação e as estimativas de redução de custos por categoria para curto, médio e longo prazo.

Em segundo lugar, a companhia precisa implementar as oportunidades identificadas (na etapa anterior): esta etapa inclui desde o detalhamento das informações de compras internas e de mercado para cada categoria priorizada, a identificação de fornecedores e negociação das propostas, até a entrega inicial das economias previstas.

Para solucionar a segunda das questões, (B) modelo operacional mais custoso, a companhia precisa revisar cada um dos 4 pilares do modelo operacional (processos, organização, tecnologia e métricas), desenvolve-los e alinhá-los corretamente. Uma empresa pode negociar uma série de contratos muito bons, mas sem mecanismos claramente definidos para a gestão e medição do desempenho, os contratos terão dificuldades para alcançar os benefícios inicialmente estimados. Da mesma forma, a tecnologia de compras pode fornecer todas as informações necessárias para os executivos tomarem as decisões de compra bem informadas, mas essa capacidade fica sem sentido se a organização não definiu bem os direitos de decisão que identificam quem decide e quem será responsável por seus resultados. Ou seja, para garantir a captura adequada e consistente dos ganhos identificados na nova estratégia de compras, é crítico ajustar o modelo operacional.

No atual cenário político-econômico, qualquer ponto adicional na linha de resultados é crucial. Nesse sentido, se bem desenvolvidos e alinhados, a estratégia e o modelo operacional de compras podem contribuir substancialmente na melhoria do lucro da companhia.

O autor é sócio da RBS Consultoria, especialista em questões de eficiência operacional, planejamento estratégico, e implementação de projetos.

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