Na hora de elaborar projeções, sejam de receita, de
custos ou de resultados, é muito comum achar furos de todo tipo: números caídos
do céu, conclusões que não fazem sentido, números que refletem um descasamento
com a estratégia da empresa etc.
Para piorar a situação, não é incomum que a pessoa que
está apresentando as projeções apenas conversou com quem elaborou os cálculos 1
hora antes da reunião... Daí até a humilhação completa existem poucos passos...
Independentemente de você ser um diretor, um gerente
ou um analista de negócio ou consultoria, quando tenha que elaborar qualquer
tipo de projeção comercial, financeira ou operacional, é fundamental seguir os
seguintes pontos:
- Tenha rigor analítico: é muito importante na hora de considerar os números colocados, entender de onde eles estão vindo. Quando questiono os meus clientes a origem daqueles números nas projeções, não é incomum ter como resposta que os números são baseados na “experiência” de um gerente ou diretor. Os números não podem cair do céu. É necessário ter um back-up de dados confiável e testado. Pode-se utilizar um benchmark do mercado, o histórico da unidade de negócios, da indústria etc., mas os números precisam vir de algum outro lugar além da mente brilhante de alguém.
- Trabalhe com premissas... e que sejam razoáveis: para qualquer tipo de projeção, é possível dar a resposta de 1 hora, de 1 dia, de 1 semana, de 1 mês ou de 6 meses. O mais importante desde o início sim é ter uma visão consolidada e integral da projeção, e que sirva de ponto de partida “razoável” para uma primeira discussão. Com o passar do tempo essas premissas podem ser refinadas e ajustadas. Uma dica aqui: não é necessário trabalhar com números precisos, podem ser utilizados intervalos de dados.
- Crie cenários alternativos: às vezes, 2 cenários já são suficientes (i.e., cenário conservador e cenário agressivo). O ponto aqui é abrir o jogo para ter uma conversa mais ampla para entender (i) se a projeção está no caminho certo, (ii) qual o nível de recursos requeridos (ex.: investimentos, sistemas, pessoas etc.), e (iii) quais as implicações de cada cenário (ex.: perda de share, melhoria do valor da ação etc.).
- Se pergunte se as conclusões alcançadas fazem sentido: uma vez que os números foram analisados rigorosamente, as premissas foram testadas e parecem razoáveis, e os cenários foram criados... será que as conclusões fazem sentido? Ex.: a projeção está dizendo que vai conseguir aumentar em 20% os resultados, reduzindo 15% a receita e aumentando 10% os custos dos produtos vendidos? Evidentemente tem alguma coisa errada na lógica... É muito provável que depois de avaliar as conclusões seja preciso revisar os pontos anteriores e, a partir da resposta que surgir, elaborar uma nova projeção.
Para poder endereçar todos estes pontos é preciso ficar por dentro do que está sendo feito na projeção. E isso não se consegue com apenas 2-3h no dia antes da reunião de apresentação. Também não quer dizer que é você quem precisa elaborar 100% da projeção partindo do zero. Mas o que implica, sim, é que precisa orientar muito bem inicialmente nos objetivos buscados e fazer check-ups periódicos com quem está elaborando a projeção e construindo as premissas. Muitas vezes valem mais reuniões curtas e regulares ao longo da elaboração da projeção do que reuniões longas e esporádicas - que certamente serão utilizadas para refazer tudo aquilo que foi elaborado nos dias (ou semanas) anteriores sem direção correta.
