Em muitas companhias,
a área de compras é apenas enxergada como uma função transacional, apegada a
rotina. Nessas empresas, compras é apenas uma outra função para adquirir o necessário
para as operações da empresa. Normalmente, são solicitados uma, duas ou três cotações
para cada pedido de produtos ou serviços, e a área escolhe o fornecedor com o
preço mais baixo.
Isto traz uma perda de valor para as companhias, principalmente
devido a:
(A) Preços mais
caros: mesmo quando eventualmente existem alguns acordos de preços, muitas
empresas não alavancam corretamente seu poder de compras para as principais
categorias – principalmente por causa da dispersão das compras entre vários
fornecedores, pela falta de contratos, ou pelos contratos negociados
inadequadamente.
(B) Modelo
operacional mais custoso: por causa de processos, organização, tecnologias
e/ou métricas inadequadas, para muitas empresas a área de compras acaba sendo ineficiente
– para fazer o mesmo volume de operações é necessário um esforço maior (ex.: é
necessária uma equipe maior de pessoas etc.), traduzindo-se consequentemente em
um custo operacional também maior.
Para solucionar a
primeira das questões, (A) preços mais caros, a companhia deve revisar a sua estratégia de compras:
Em primeiro lugar, deve
fazer uma análise e diagnóstico de compras: esta avaliação inclui desde a
análise do histórico de compras, a categorização das compras, a eliminação das
categorias não endereçáveis (ex.: JV, acordos contratuais etc.), até a segmentação
e priorização das categorias de compras. Nesta etapa são também elaborados o
plano de ação e as estimativas de redução de custos por categoria para curto,
médio e longo prazo.
Em segundo lugar, a
companhia precisa implementar as oportunidades identificadas (na etapa
anterior): esta etapa inclui desde o
detalhamento das informações de compras internas e de mercado para cada
categoria priorizada, a identificação de fornecedores e negociação das
propostas, até a entrega inicial das economias previstas.
Para solucionar a segunda
das questões, (B) modelo operacional mais custoso, a companhia precisa revisar cada um dos 4 pilares do modelo operacional
(processos, organização, tecnologia e métricas), desenvolve-los e alinhá-los corretamente. Uma empresa pode
negociar uma série de contratos muito bons, mas sem mecanismos claramente
definidos para a gestão e medição do desempenho, os contratos terão
dificuldades para alcançar os benefícios inicialmente estimados. Da mesma
forma, a tecnologia de compras pode fornecer todas as informações necessárias
para os executivos tomarem as decisões de compra bem informadas, mas essa capacidade
fica sem sentido se a organização não definiu bem os direitos de decisão que
identificam quem decide e quem será responsável por seus resultados. Ou seja, para garantir a captura adequada e
consistente dos ganhos identificados na nova estratégia de
compras, é crítico ajustar o modelo operacional.
No atual cenário político-econômico, qualquer ponto
adicional na linha de resultados é crucial. Nesse sentido, se bem desenvolvidos e alinhados, a estratégia e o modelo operacional
de compras podem contribuir substancialmente na melhoria do lucro da companhia.
O autor é sócio da RBS Consultoria, especialista em questões de eficiência operacional, planejamento estratégico, e implementação de projetos.
